La gestión de adquisiciones del proyecto incluye los procesos necesarios para comprar productos, servicios o resultados que deben obtenerse fuera del equipo del proyecto. La persona autorizada para comprar los bienes y/o servicios requeridos para el proyecto puede incluir miembros del equipo del proyecto, la gerencia o parte del departamento de compras de la organización, si se necesita. Los procesos de gestión de adquisiciones del proyecto y su aprovisionamiento incluyen los siguientes apartados:
- Planificar la gestión de adquisiciones del proyecto. Se documenta el proceso de las decisiones de adquisiciones del proyecto, además se especifica el enfoque y se identifican los proveedores potenciales.
- Efectuar las adquisiciones. Es el proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionar un proveedor y adjudicarle un contrato.
- Controlar las adquisiciones. El proceso de administrar las relaciones de adquisiciones, supervisar la ejecución del contrato, realizar cambios y correcciones, según corresponda, y cerrar contratos.
Los procesos de adquisición se ejecutan de forma separada con interfaces claramente definidas. En la práctica, los procesos de adquisición pueden ser complejos e interactuar entre sí y con procesos en otras áreas del conocimiento. Los procesos descritos en este apartado se redactan considerando que los bienes o servicios obtenidos son externos al proyecto. El siguiente gráfico muestra una descripción general de los procesos de gestión de adquisiciones del proyecto. Los procesos de gestión de adquisiciones del proyecto se presentan como procesos diferenciados con interfaces definidas, aunque en la práctica se superponen e interactúan entre sí.
Conceptos clave para la gestión de adquisiciones de proyectos
Más que en la mayoría de los otros procesos de gestión de proyectos, puede haber obligaciones legales y sanciones importantes relacionadas con el proceso de adquisiciones. El director del proyecto no necesita ser un experto capacitado en leyes y reglamentos sobre gestión de adquisiciones, pero debe estar lo suficientemente familiarizado con el proceso de adquisiciones para tomar decisiones inteligentes sobre contratos y relaciones contractuales. Normalmente, el director del proyecto no puede firmar acuerdos legales obligatorios para la organización; Esto está reservado para aquellos que tienen la autoridad para hacerlo.
Los procesos de Gestión de Adquisiciones involucran acuerdos que describen la relación entre dos partes: comprador y vendedor. Los acuerdos pueden ser tan simples como comprar una cantidad específica de horas a un costo laboral determinado, o pueden ser tan complejos como los contratos de construcción internacionales de varios años. El enfoque de compra y el contrato en sí deben reflejar la simplicidad o complejidad de los suministros o el esfuerzo necesario y deben estar redactados de manera que cumplan con las leyes locales, nacionales e internacionales que rigen los contratos.
Un contrato debe establecer claramente las entregas y los resultados esperados, incluida cualquier transferencia de conocimiento del vendedor al comprador. Cualquier cosa que no esté en el contrato no puede ser legalmente requerida. Al trabajar a nivel internacional, los directores de proyectos deben considerar cómo la cultura y las leyes locales influyen en los contratos y su capacidad para hacer cumplir, independientemente de qué tan bien escrito esté el contrato. Un proyecto complejo puede implicar la gestión simultánea o secuencial de varios contratos. En tales casos, el ciclo de vida de cada contrato puede comenzar y terminar durante cualquier fase del ciclo de vida del proyecto.
Gestión de proyecto
El adjudicatario puede gestionar el trabajo como un proyecto. En dichos casos:
- El comprador se transforma en el cliente para los subcontratistas, proveedores y es, por lo tanto, un interesado clave del proyecto desde la perspectiva del vendedor.
- El equipo de dirección del proyecto del vendedor puede ocuparse de todos los procesos involucrados en realizar el trabajo o proporcionar los servicios.
- Los términos y condiciones del contrato y los enunciados del trabajo (SOWs) relativo a las adquisiciones se transforman en entradas clave de muchos de los procesos de dirección del vendedor.
El contrato puede efectivamente contener las entradas (p.ej. principales entregables, hitos clave, objetivos de costos) o limitar las opciones del equipo del proyecto (por ejemplo, en proyectos de desarrollos informáticos, se requiere a menudo que el comprador apruebe las decisiones relacionadas con los recursos humanos). Los enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones pueden tener otros nombres, tales como el enunciado del trabajo técnico. - El propio vendedor puede transformarse en un comprador de productos, servicios y materiales de menor costo de subcontratistas y proveedores.
Para organizaciones más pequeñas o nuevas empresas y aquellas sin departamentos de compras o de contratación, el director de proyecto puede asumir el papel de autorizante de compras para negociar y firmar contratos directamente (compras descentralizadas). En organizaciones más maduras, las funciones específicas de compra y contratación las realiza un departamento en particular con las funciones específicas de comprar, negociar y firmar contratos (compras centrales).
Consideraciones para entornos ágiles/adaptables
En entornos ágiles, se pueden utilizar proveedores específicos para escalar el equipo. Esta relación de trabajo colaborativo puede conducir a un modelo de adquisición de empresas conjuntas. Es allí, donde el comprador y el vendedor comparten el riesgo y las recompensas asociados con un proyecto. Los proyectos más grandes pueden usar métodos adaptativos para algunos entregables, mientras que los métodos más estables pueden usarse para otras partes. En tales casos, un acuerdo de orientación, como un Contrato de servicio maestro (MSA), se puede utilizar para la participación general. Además del trabajo de adaptación se coloca en un apéndice o suplemento. Esto permite que se produzcan cambios de alcance adaptativo sin afectar el contrato general.
Planificación
La planificación de la gestión de adquisiciones del proyecto es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, determinar el enfoque e identificar proveedores potenciales. El principal beneficio de este proceso es que determina si los bienes y servicios deben comprarse fuera del proyecto y, de ser así, cómo y cuándo comprarlos. Los bienes y servicios pueden obtenerse de otras partes de la organización ejecutora o de fuentes externas.
Este proceso se realiza una vez o en puntos predefinidos del proyecto. Y el flujo de datos de la planificación de las adquisiciones del proyecto es: La definición de las funciones y responsabilidades de adquisiciones se debe ejecutar al principio del proceso de Planificar la Gestión de las adquisiciones. El director del proyecto debe asegurarse de que el equipo del proyecto tenga experiencia en adquisiciones al nivel requerido por el proyecto.
Los participantes en el proceso de compra pueden incluir personas del departamento de adquisiciones o compras, así como personas del departamento legal de la organización. Estas responsabilidades deben documentarse en el plan de gestión de adquisiciones. Los pasos comunes suelen ser:
- Preparar los enunciados del trabajo (SOWs) en relación con la compra o términos de referencia (TOR).
- Hacer una estimación general de los costos para determinar el presupuesto.
- Anunciar la oportunidad.
- Identificar los proveedores calificados en una lista corta.
- Preparar y publicar los documentos de la oferta.
- Preparar y presentar propuestas de proveedores.
- Efectuar una evaluación técnica de las propuestas, que incluya la calidad.
- Realizar una evaluación de costos de las propuestas.
- Preparar la estimación combinada final de calidad y costo para seleccionar la oferta ganadora.
- Completar las negociaciones y firmar el contrato entre el comprador y el vendedor.
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