• 11/06/2024
  • Kusarive
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En este mundo ajetreado y veloz en el que vivimos hoy en día, cada vez más orientado hacia la eficiencia y la innovación tecnológica, las herramientas de Inteligencia Artificial se están convirtiendo en aliados necesarios para multitud de empresas e individuos.

Creo que es pertinente señalar que estas herramientas están cambiando la forma en la que trabajamos e interactuamos con la tecnología, dando lugar a un nuevo modelo de trabajo, y en esto, hay una empresa que siempre ha destacado con sus soluciones: Microsoft.

Como Microsoft obviamente no quiere perderse esta revolución que estamos presenciando, ha creado su propio asistente impulsado por Inteligencia Artificial: Microsoft Copilot, que «promete» revolucionar nuestra forma de trabajar.

¿Qué es Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot es una herramienta de inteligencia artificial diseñada para mejorar la productividad y facilitar el trabajo dentro del ecosistema de aplicaciones y servicios de Microsoft.

A través de una robusta integración con Microsoft 365, esta herramienta nos permite comprender, predecir y ejecutar tareas basadas en lenguaje natural, ofreciendo a los usuarios interactuar con sus aplicaciones de una manera que hace unos años nos habría parecido ciencia ficción. Desde tareas como la generación de borradores de correo hasta la creación de documentos o análisis de datos, Copilot se presenta como un asistente personal que promete ampliar nuestras capacidades y enriquecer la creatividad y productividad.

Utilizando la potente infraestructura en la nube que Microsoft viene desarrollando estos últimos años, este sistema de IA brinda una experiencia de usuario contextualizada y personalizada. Su capacidad para aprender de las interacciones hace que pueda ofrecer recomendaciones y acciones ajustadas a las necesidades muy específicas que tengamos.

Copilot – Una nueva forma de trabajar

Principales características de Microsoft Copilot

✓ Comprensión del lenguaje natural

La comprensión del lenguaje natural es una de las funcionalidades más destacadas en cualquier herramienta de inteligencia artificial y así es también en Microsoft Copilot. Esto permite al asistente entender consultas, instrucciones y comandos escritos en lenguaje coloquial.

Lo potente y lo que más me impresiona de esta tecnología es su habilidad para procesar y comprender no solo palabras, sino también el contexto y las intenciones subyacentes de las comunicaciones.

✓ Automatización de tareas

La automatización de tareas es otra de las características fundamentales que promete Microsoft Copilot, aunque de momento esta parte está poco evolucionada.

La idea aquí es lograr que Copilot pueda realizar ciertas tareas y procesos de manera automatizada, para que podamos ahorrar tiempo y esfuerzo, pero de momento, necesitamos de aplicaciones como Power Automate para automatizar nuestros procesos.

✓ Personalización y aprendizaje

Microsoft Copilot tiene que ser una herramienta dinámica. Ha sido pensada y diseñada para:

  • Que aprenda basándose en el uso: a medida que los usuarios interactúan con Copilot, este recopila información sobre sus preferencias y patrones de trabajo, permitiendo que el sistema ajuste y refine sus respuestas.
  • Que sea personalizada: el nivel de personalización que ofrece Copilot se adapta a los comandos y solicitudes específicas, y también puede anticipar las necesidades del usuario basándose en comportamientos anteriores.
  • Que mejore con la retroalimentación: Copilot está pensado para mejorar cuando un usuario corrige o modifica sus acciones. La posibilidad de darle feedback sobre sus respuestas hace que pueda aprender y mejorar continuamente.

✓ Integración con M365

La integración de Microsoft Copilot con todo el ecosistema de aplicaciones es algo crucial en la estrategia que se ha marcado Microsoft.

Copilot ya está integrado con las clásicas aplicaciones de Microsoft 365 como Teams, Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Esta integración facilita la interacción con estas herramientas de forma «amigable» e intuitiva, sin ningún cambio importante en la forma de trabajo habitual.

Sin embargo, la integración de Copilot va más allá y se extiende a otras aplicaciones como pueden ser las que componen la Power Platform, donde ya podemos usar a este asistente en Power BI, Power Apps, Power Automate o Copilot Studio.

✓ Beneficios de usar Microsoft Copilot en tu empresa

Son varios los beneficios que podemos extraer de implementar un sistema como Copilot en nuestras organizaciones, veamos los más relevantes:

  • Maximización de la productividad: Copilot mejora la eficiencia de una empresa al asumir esas tareas susceptibles de ser automatizadas. Esto se traduce en una redistribución de las horas laborales hacia el trabajo intelectual y creativo.
  • Mayor agilidad en la toma de decisiones: al integrar Copilot, las empresas obtienen un tremendo aliado para toda la parte analítica. Permite sintetizar información de múltiples fuentes y proponer acciones concretas, lo cual es óptimo en escenarios que precisen de rapidez y precisión.
  • Innovación continua: Copilot no solo mejora lo que ya existe, sino que también inspira nuevas formas de hacer y actuar. Al liberarnos de esas tareas mecánicas, cualquier organización pueden invertir más en investigación y desarrollo.
  • Reducción de costes: la eficiencia impulsada por Copilot puede llevar a una muy significativa reducción de costes. Esto, sumado a la automatización de tareas, disminuye la dependencia de recursos adicionales para la gestión de datos y ciertas tareas antes hechas manualmente.
  • Formación y desarrollo: Copilot también puede actuar como una herramienta que impulsa la formación y adecuación a procedimientos empresariales. Resulta muy útil para guiar a empleados a través de procedimientos complejos y ayudando en la adopción de nuevas tecnologías o procesos.

Casos de uso con Microsoft Copilot

✓ Gestión de correos electrónicos

La gestión de nuestro correo electrónico es un elemento esencial para mejorar la productividad en nuestro trabajo, puesto que pasamos muchas horas haciendo todo tipo de tareas con el correo.

Con la habilidad que tiene Copilot de entender el contexto y el contenido de los correos, puede crear respuestas a las consultas recibidas, basándose en las comunicaciones previas y en la información que tiene disponible.

Algunos ejemplos buenos de lo que Copilot puede hacer en Outlook, ordenado de lo que más me gusta a lo que menos:

– Resumir y sintetizar largas cadenas de correos electrónicos.
– Ponerte al día buscando y mostrando puntos clave en los últimos correos.
– Afinar el tono/ortografía de un correo escrito por uno mismo.
– Generar borradores desde 0 para responder a correos.

Copilot Email

Copilot – Gestión de correos electrónicos

✓ Análisis de datos en Excel

En el núcleo de cualquier empresa se encuentra la necesidad de entender y aplicar los datos de una manera efectiva y en eso Excel tiene mucho que decir, y más ahora que Copilot nos facilita esta labor.

Microsoft Copilot nos va a permitir explorar grandes conjuntos de datos, identificar y aplicar el análisis adecuado, y presentar los resultados en formatos comprensibles y listos para ser compartidos, como tablas dinámicas o gráficos intuitivos.

Copilot también es capaz de reconocer patrones y correlaciones que quizás a nosotros nos pasarían desapercibidas, además de proponer insights que pueden aportar mucho valor.

De momento solo funciona con datos en formato tabla de Excel pero seguro que sus capacidades seguirán mejorando en el futuro.

Excel con datos detallados de una telemetría de F1

Copilot – Análisis detallado de datos en Excel

✓ Creación de contenido en Word

Microsoft Copilot está redefiniendo la creación de contenido en hojas de Word, una herramienta fundamental para la comunicación y documentación de cualquier actividad.

Con Copilot en Word, el usuario puede dictar instrucciones simples o describir en lenguaje natural lo que desean comunicar, y la herramienta se encargará de plasmar esas ideas en texto bien estructurado y articulado.

Otra funcionalidad muy chula de Copilot en Word es la capacidad que tiene de extraer información relevante de otros documentos o bases de datos conectadas, para luego insertar automáticamente los datos pertinentes en el documento actual con el que estemos trabajando. Esto es particularmente útil para la redacción de informes técnicos, propuestas de proyectos o documentos legales, donde la claridad y la precisión son realmente importantes.

Copilot Word

Copilot – Interfaz de usuario para generar texto

Aunque esta generación de contenido en Word ya es buena de por sí, está muy lejos de ser perfecta y siempre conviene retocarla y afinarla a nuestro gusto y estilo.

✓ Presentaciones dinámicas en PowerPoint

La creación de presentaciones atractivas en PowerPoint podemos decir que va a alcanzar una nueva dimensión con Microsoft Copilot, ya que nos va a ahorrar muchísimo tiempo en la creación de estas presentaciones.

Copilot sobresale aquí porque ofrece sugerencias de diseño basadas en el contenido del texto, lo que permite a cualquier usuario centrarse en el mensaje mientras deja el aspecto visual en manos de la IA. Esto asegura que cada diapositiva sea atractiva y coherente con el tema general de la presentación.

Más allá de lo visual, Copilot también puede asistir en la integración de datos relevantes, extrayendo cifras y estadísticas de documentos y bases de datos para incluirlas directamente en la presentación.

Imagen

Al igual que el Copilot en Word, las presentaciones que genera Copilot están lejos de ser perfectas, pero nos pueden ahorrar un tiempo muy valioso, dándonos una base muy sólida para empezar.

Cómo empezar a usar Microsoft Copilot

Si estás dispuesto a empezar a usar Microsoft Copilot, lo primero que tienes que decidir es qué versión vas a utilizar. Básicamente tienes 2 opciones: la versión Pro, diseñada principalmente para uso personal y hogares, y la versión 365, enfocada a satisfacer las necesidades de las empresas.

Con la versión Pro de Copilot, disfrutarás de una experiencia personalizada y mejorada, que incluye características avanzadas como rendimiento acelerado y acceso prioritario a las últimas actualizaciones de la inteligencia artificial que alimenta la herramienta. Esta versión es ideal si buscas impulsar tu eficiencia en tareas individuales o algún proyecto personal. Puede ser integrada con tus aplicaciones de Microsoft 365 en la web y, con una suscripción adicional, en las aplicaciones de escritorio también.

Por otro lado, la versión 365 de Copilot está diseñada para integrarse a la perfección con todo tu entorno empresarial. Ofrece herramientas colaborativas y capacidades ampliadas que son muy prácticas para el ámbito corporativo. Esta versión es la adecuada si buscas aprovechar la IA para mejorar la productividad en tu organización, facilitar la colaboración en equipo y obtener buenos insights.

Una vez que hayas elegido y te hayas suscrito a tu Copilot, es crucial aprovechar al máximo todas sus capacidades. Microsoft proporciona una extensa documentación para sus usuarios, con guías paso a paso, mejores prácticas y consejos para optimizar el despliegue y uso de Copilot en tu entorno.

Un buen punto de partida es la página de recursos y aprendizaje de Microsoft Copilot donde encontrarás artículos y tutoriales que te ayudarán a familiarizarte con las funciones de Copilot y a integrarlas eficazmente en tu flujo de trabajo diario.

Estos recursos están diseñados para que puedas comenzar, y también para asegurarse de que estés utilizando Copilot de la manera más eficiente y productiva posible.

Preguntas Frecuentes sobre Microsoft Copilot

✓ ¿Qué tipo de tareas puede realizar Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot es capaz de asistir en una diversidad de tareas, abarcando desde la redacción y optimización de correos electrónicos hasta la generación de documentos, análisis avanzados de datos y la creación de presentaciones. Gracias a su integración con Microsoft 365, Copilot facilita una colaboración más fluida entre aplicaciones clave como Outlook, Teams, Word, Excel y PowerPoint. Copilot también está disponible en otras aplicaciones de la Power Platform.

✓ ¿Cómo garantiza Microsoft la privacidad y seguridad en Copilot?

Microsoft prioriza la seguridad y la privacidad en todos sus productos. Copilot garantiza la protección de datos mediante protocolos de cifrado, autenticación y cumplimiento de normativas internacionales. Esto asegura que la información manejada por Copilot se procese de manera segura, respetando la privacidad del usuario y alineándose con las expectativas de seguridad empresarial más exigentes. Para más info, puedes ver Datos, privacidad y seguridad para Microsoft Copilot para Microsoft 365 | Microsoft Learn.

✓ ¿Es necesario tener conocimientos avanzados de IA para usar Copilot?

Usar Microsoft Copilot no requiere de conocimientos avanzados en inteligencia artificial. Su diseño tiene el propósito de hacer accesible la IA para todo el mundo, facilitando una experiencia de usuario fluida y directa mediante una interfaz sencilla y el uso de lenguaje natural. Esto permite a cualquier usuario interactuar con Copilot de manera sencilla, sin la necesidad de comprender los complejos mecanismos que operan detrás de escena.

✓ ¿Cuánto cuesta Copilot?

La versión Pro para hogares tiene un coste de 22€/mes por usuario.
La versión 365 tiene un precio de 28,10€/mes por usuario.

* Artículo de David González *

David González Ramos

David González Ramos

Consultor freelance en automatización de procesos y tareas en davizgonzalez.com

BIO

Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la eficiencia de multitud de empresas que buscan una nueva manera de trabajar y hacer las cosas.

Correo electrónico: david.gonzalez@bimetrick.com
Web/blog: Blog – David González (davizgonzalez.com)
Linkedin: David González Ramos
Twitter/X: @dgr_bi